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Zoom-Meeting Anleitung für Anfänger

Die Nutzerzahlen von Zoom sind in den letzen Wochen explosionsartig gestiegen. Und vielleicht liebäugelst du auch schon mit dem Tool, hast dich bisher aber noch nicht an die Technik-Hürde getraut?

Keine Sorge, hier in diesem Blogbeitrag gehe ich mit dir alle Schritte durch, wie du Zoom für dich nutzen kannst – als Veranstalter und Teilnehmer.

Ich persönlich liebe Zoom und halte damit meine 1:1 Coachings ab, meine Webinare sowie meinen Unterricht an der Uni. Hier kannst du dich für Zoom registrieren:  https://zoom.us/

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Inhaltsverzeichnis: 

Zoom-Anleitung für Anfänger

1. Wie viel kostet Zoom?

Das Tolle: Zoom ist kostenfrei in der Grundversion. Das heißt, wenn du im 1:1 mit einer Person arbeitest, kannst du so lange wie du magst dich mit ihr unterhalten.

Ab 3 Personen ist es zwar immer noch kostenfrei, Zoom beendet sich aber nach 40 Minuten automatisch. Dann kannst du aber einen neuen Stream eröffnen und weitermachen.

Hier siehst du die eine Preisübersicht, für den Beginn wirst du wahrscheinlich entweder die Basic oder die Pro Version brauchen.

zoom.us-preise

Ich nutze übrigens Zoom in der Pro Version, weil ich dadurch bei Gruppengesprächen nicht unter Zeitdruck stehe und da ich meine Podcast in Facebook live streamen kann. Dadurch erspare ich mit die Zeit und den Aufwand das Video anschließend noch upzuloaden. Das schätze ich an Zoom Pro. 

Falls du dich nicht auf ein Jahr an Zoom binden magst, kannst du die Lizenz auch monatlich bezahlen und ggf. kündigen.

Da die Jahreslizenz auf das Jahr gerechnet preiswerter ist, habe ich mich deshalb für die Jahresversion entschieden.

2. Wie kann ich Zoom als Veranstalter nutzen?

Wenn du der Veranstalter bist, brauchst du ein Zoom Konto. Das kannst du dir über Zoom kostenfrei erstellen. Die Teilnehmer brauchen kein Konto. Das erspart dir als Veranstalter einen enormen Aufwand. Warum? Weil es sehr unkompliziert für Teilenehmer ist, am Zoom-Meeting teilzunehmen.

Du hast du zum einen die Möglichkeit ein Zoom-Meeting zu planen. Ich nutze diese Funktion für meinen Podcast und zwar lege dich dafür ein wiederkehrendes Meeting an. So muss ich nicht immer wieder ein neues Meeting anlegen und spare etwas Zeit. Wie du das machst, siehst du hier: 

zoom.us-meeting-veranstaltung

Du klickst als als Erstes auf “Planen neue Sitzung” und füllst dich diese Punkte zunächst aus. Hier kannst du auch das Häkchen bei “Wiederkehrendes Meeting” setzen. wähle danach „keine bestimmte Zeit aus, so kannst du den Link immer wieder benutzen.

zoom.us-meeting-planen-1

Im Anschluss kannst du die folgenden Einstellungen vornehmen: Setze die Video-Einstellung bei Moderator und Teilnehmer auf “ein”. Und schalte bei Audio auf “beides”. So seht ihr euch beim Meeting und euer Micro ist eingeschaltet. 

Wenn du “Beitritt vor Moderatoren aktivieren” einschaltest, können Teilnehmer vorher im Meeting-Raum zusammentreffen und du stößt hinzu. Wenn du sie lieber in einem Warteraum verweilen lassen willst, klick “Warteraum aktivieren” an.

In Webinaren finde ich die Funktion “Teilnehmer bei Beitritt stummschalten” sehr praktisch – denn so hört man zu Beginn kein klappern oder Gemurmel. Leider ist die Webinar-Version von Zoom sehr teuer, weshalb ich die klassische Pro-Version auch für meine Webinare nutze. Und das klappt klasse!

Solltest das Meeting aufzeichnen wollen, musst du unbedingt die Teilnehmern vorher darüber benachrichtigen. Und dann empfehle ich dir “auf deinem lokalen Computer” zu speichern – denn wenn du sie in der Zoom-Cloud speicherst, kann das teuer werden, denn Zoom berechnet den Speicherplatz.

zoom.us-meeting-planen-2

Speichere nun die Veranstaltung ab und im Anschluss gelangst du zur Übersicht deiner Veranstaltung. Den Link kannst du an alle deine Teilnehmer versenden. Sie klicken ihn an und gelangen in dein Zoom-Meeting.

Auch im Anschluss kannst du das Meeting immer nochmal abändern. Keine Einstellung ist in Stein gemeißelt.

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3. Zoom-Meeting starten & 

Virtuellen Hintergrund einstellen

Klicke dazu auf die Meeting-URL oder auf den Button in Zoom. Seit neustem musst du auch ein Kennwort eingeben: Daher solltest du unter der URL unbedingt auch das Kennwort an die Teilnehmer weiterleiten. Sonst kommen die nämlich nicht rein.

Das Meeting wird sofort aufgezeichnet und nachher in einem Ordner namens “Zoom” abgespeichert. Denn findest du auf deinem Rechner unter “Dokumente”. Du kannst die Aufzeichnung jederzeit pausieren. Links oben findest du das Pause-Zeichen.

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Du kannst deinen Hintergrund ändern, wenn du kein schönes Setting hast. Dazu gehst du auf den kleinen Pfeil neben der Kamera (links unten) und klickst ihn an und wählst Einstellungen aus –> gehe auf Virtueller Hintergrund und lade ein Bild hoch, dass du verwenden willst. 

Dein PC muss aber über die nötigen Voraussetzungen verfügen. Ist dein PC zu alt, kann dir der Hintergrund-Wechsel verwehrt bleiben. 

Mein Tipp: Verwende keine wirren Bilder, sondern wähle einen Hintergrund der nicht von dir und deiner Message ablenkt.

Virtueller-Hintergrund-Zoom

4. Teilnehmer stummschalten & Meeting sperren

Ich empfehle dir, diese Funktion zu nutzen, damit es im Meeting nicht chaotisch wird. Du kannst es wie oben bereits erwähnt, direkt in den Einstellungen voreinstellen. Aber manchmal loggen sich die Teilnehmer ein und stellen sich unabsichtlich wieder laut.

Dazu klickst du einfach auf Teilnehmer verwalten -> dann auf mehr -> und dort auf „Beim Beitreten stumm schalten“. Stelle außerdem das Glockenspiel aus, damit es nicht ständig „klingelt“, wenn ein neuer Teilnehmer beitritt.

Du kannst dich selbst im Meeting natürlich auch stumm schalten. Das mache ich, wenn ich husten muss. 

Mit “Meeting sperren” kannst du den Raum abschließen, wenn du sicher gehen willst, dass das Meeting nicht gestört wird.

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5. Wie kann ich Zoom als Teilnehmer nutzen

Normalerweise bekommst du vom Veranstalter einen Link zugeschickt, denn du einfach nur anklicken musst.

Wenn du an einem Zoom-Meeting teilnimmst – egal ob als Veranstalter oder Teilnehmer ploppt dieses Fenster auf. Du klickst dann auf “Per Computer dem Audio beitreten”.

 Achte auch darauf ob dein Mikro und deine Kamera auf “an” gestellt sind. 

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6. Bildschirm teilen & 

mit Zoom in Facebook live gehen

Deinen Bildschirm teilst du über den grünen Button in der unteren Leiste. Das kannst du auch als Teilnehmer. Und mittlerweile kann der Host sogar auf deinen PC zugreifen, wenn du ihm die Erlaubnis erteilst.

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Als Teilnehmer den Bildschirm teilen

Da Zoom momentan seine Sicherheitsvorkehrungen aktualisiert hat, können Teilnehmer nicht mehr einfach so ihren Bildschirm teilen.

Hier solltest du als Host auf Sicherheit > Teilnehmern die Erlaubnis geben > Bildschirm freigeben klicken.

Bildschirm freigeben

Wenn du dein Zoom-Meeting auf Facebook teilen willst gehst du rechts auf “Mehr” und dann “Live auf Facebook”. Es dauert dann ein wenig und eine Verbindung zu Facebook wird hergestellt. Allerdings steht diese Funktion nicht für die kostenfreie Version zur Verfügung. Und aktuell lässt sie sich manchmal nicht ausführen, weil Facebook und Zoom wohl stark ausgelastet sind.

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 Es dauert dann ein wenig und eine Verbindung zu Facebook wird hergestellt. Allerdings steht diese Funktion nicht für die kostenfreie Version zur Verfügung. Und aktuell lässt sie sich manchmal nicht ausführen, weil Facebook und Zoom wohl stark ausgelastet sind.

Facebook-Live-Zoom

Du musst nun rechts die Felder Titel und Beschreibung ausfüllen und kannst dann Live-gehen. Normalerweise wirst du dann auf deinen Standard-Feed zurückgeworfen, was ich am Anfang sehr irritierend fand, da ich nicht wusste ob ich live bin oder nicht. Heute checke ich kurz meine Facebook Fanseite und sehe dann das ich live bin.

Live-gehen-Zoom-Facebook

Der alte Editor wird wohl bald ersetzt – dann sieht das Setting so aus und du musst die Beschreibung links eingeben:

 

Live-gehen-Zoom-Facebook_2

7. Musik auf Zoom teilen 

Für alle, die Yoga oder Sport mit ihren Kunden machen wollen, eignet sich diese Funktion besonders gut. Du kannst nämlich Musik auf Zoom einspielen und deine Teilnehmer hören lassen.

Dazu teilst du deinen Bildschirm und klickst dann oben auf “Erweitert”. Dort gelangst du zu diesem Feld und kannst 

 

Zoom-Musik

8. Rechtliches zu Zoom 

Ich bin keine Anwältin und kann dir keine Beratung bzgl. Recht und Zoom geben. Aber ich kann dir Tipps geben (ohne Gewähr) – die musst du aber ggf. mit einem Anwalt überprüfen. Das heißt, alle folgenden Tipps sind ohne Gewähr und bedürfen der Prüfung eines Anwaltes.

1. Du solltest deine User per E-Mail über die Nutzung von Zoom informieren, so zum Beispiel: 

“Zur Durchführung des Online-Meetings verwenden ich „zoom,.us“ und nehme das Webinar / Coaching-Session auf. Hinweise zur Datenverarbeitung findest du unter [Link deiner Datenschutzerklärung].

2.  Bei Einzel-Sessions kannst du auch ein Schriftstück aufsetzen und dir die “Erlaubnis & Kenntnisnahme” von deinem Kunden vorab per Unterschrift geben lassen. So bist du auf der sicheren Seite.

3. Außerdem solltest du mit Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen. Das Gute: Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Zoom wird ab sofort automatisch bei der Registrierung eines Zoom-Accounts geschlossen.

4. Du solltest deine Datenschutzerklärung aktualisieren und darauf hinweisen, dass du Zoom nutzt. 

5. Achte auf datenschutzfreundliche Einstellungen in Zoom: „Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“, Art. 25 Abs. 2 DSGVO. Das Gute: Bei Zoom ist das eigentlich immer der Fall. In Verruf ist Zoom aufgrund des “Aufmerksamkeitstracking“ gekommen. Aber, der Veranstalter eines Meetings muss dies erst bewusst aktivieren. 

Wie du das genau machen kannst, findest du auf der informativen Seite des Datenschutz-Gurus: https://www.datenschutz-guru.de/datenschutzhinweise-zoom/

Hat dir diese Zoom-Anleitung geholfen? Dann teile sie!

Ich habe dir eine Zoom-Anleitung vorgestellt – hat sie dir gefallen oder hast du noch Fragen? Dann schreibe gerne einen Kommentar!

Ansonsten freue ich mich, wenn du die Zoom-Anleitung auf deinen Social Media Kanälen teilst oder Freunden zusendest, denen er helfen kann!

Oder hast du noch mehr Ideen als meine 6 individuelle Kundengeschenke für Weihnachten?

Ich hoffe, dich bald wieder als Leser*in auf diesem Blog zu begrüßen!

Deine Aline

Female Power PR

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